L’occasion

Phelps Helps est un organisme communautaire bilingue ancré à Stanstead, au Québec, qui crée des possibilités pour
aider les enfants et les jeunes à réussir à l’école, au travail et dans leur communauté. Grâce à l’éducation, au mentorat,
aux loisirs, au soutien à l’emploi et à la programmation communautaire, notre équipe accompagne les jeunes et les
familles afin de les aider à développer leurs compétences, leur confiance et leurs liens.
Un travail communautaire solide repose aussi sur des systèmes solides.
Nous sommes à la recherche d’un-e coordonnateur trice aux opérations et à l’administration pour contribuer au bon
fonctionnement de ces systèmes. En étroite collaboration avec la directrice exécutive et l’ensemble de l’équipe, vous
soutiendrez les finances, la paie, l’administration des ressources humaines, les installations, la technologie, les achats
et les systèmes organisationnels qui permettent à notre équipe de donner le meilleur d’eux-mêmes.
Ce rôle s’adresse à une personne qui aime mettre de l’ordre, qui est fière d’un travail bien fait et à qui l’on peut confier
des responsabilités importantes. Vous n’avez pas besoin d’avoir déjà touché à tous les aspects du poste, mais vous
devez posséder de solides compétences administratives et financières, faire preuve d’initiative et de bon jugement, et
être à l’aise de travailler de façon autonome.

Votre rôle

Finances et audit

• Gerer les factures, paiements, depots, remboursements, achats ainsi que les comptes fournisseurs et clients.
• Maintenir des dossiers financiers exacts, les conciliations et les pièces justificatives.
• Coordonner l’information et le traitement liés à la paie.
• Soutenir les rapports financiers mensuels, le suivi budgétaire et le suivi des flux de trésorerie.
• Maintenir une documentation organisée concernant le financement, les dépenses, les contrats et les actifs.
• Préparer la documentation de fin d’exercice et collaborer avec la directrice exécutive, la comptable et l’auditeur tout au long du processus d’audit annuel.
  

Ressources humaines et administration

• Coordonner l’administration du recrutement et l’accueil des nouveaux employé.es.
• Préparer les contrats, lettres d’emploi, formulaires et documents liés aux ressources humaines.
• Maintenir les dossiers du personnel exacts et confidentiels.
• Coordonner les avantages sociaux, les changements à la paie, les congés et les autres éléments administratifs.
• Maintenir les politiques, procédures, modèles et dossiers de ressources humaines.
• Soutenir des processus administratifs cohérents à l’échelle de l’organisation.

Opérations et systemes organisationnels

• Coordonner les achats, les fournitures, l’équipement, la technologie et les ressources organisationnelles.
• Coordonner l’entretien du bâtiment, les réparations, le nettoyage, la sécurité, les inspections et les fournisseurs.
• Maintenir les dossiers d’assurance, les contrats, permis, garanties et actifs organisationnels.
• Faire le suivi des renouvellements, des exigences de reddition de comptes et des échéances opérationnelles.
• Développer des processus, listes de vérification, modèles et outils pratiques.
• Repérer les lacunes et contribuer à mettre en place des solutions qui renforcent nos façons de travailler.

Profil recherché

Qualifications

• Diplôme, certificat, grade universitaire ou expérience pertinente équivalente en administration, tenue de livres,
• comptabilité, finance, gestion de bureau, opérations, ressources humaines ou dans un domaine connexe.
• Bonne aisance avec les dossiers financiers, les feuilles de calcul, les factures et les systèmes administratifs.
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs échéances.
• Maturité professionnelle, discrétion, bon jugement et excellent suivi.
• Capacité à traiter de façon appropriée des renseignements financiers et des renseignements sur les employé.es qui sont confidentiels.
• Solides compétences informatiques et aisance à apprendre de nouveaux systèmes.
• Bilinguisme fonctionnel en français et en anglais, avec la capacité de communiquer professionnellement dans les deux langues.

Expérience considérée comme un atout

• Soutien à un audit annuel ou à un processus comptable de fin d’exercice.
• Tenue de livres, comptabilité ou paie.
• Budgetisation ou rapports financiers.
• Ressources humaines ou administration du personnel.
• Expérience au sein d’un organisme communautaire, à but non lucratif, éducatif ou municipal.
• Développement ou amélioration de systèmes et de processus administratifs.

Nous savons que les excellentes candidatures ne suivent pas toujours un parcours traditionnel. Si vous possédez une solide
base administrative et financière, êtes bilingue, fiable et prêt-e à apprendre, nous vous encourageons à postuler.

Pourquoi vous aimerez travailler ici

• Salaire compétitif
• Accès à des avantages médicaux
• Horaire de travail flexible
• Environnement d’equipe solidaire et collaboratif
• Possibilités d’apprendre, de grandir et de relever de nouveaux défis
• Travail porteur de sens ayant un impact direct dans la communauté de Stanstead

Derrière chaque feuille de calcul, paie, contrat et système se trouve un objectif plus grand : donner à notre équipe les bases
dont elle a besoin pour créer davantage de possibilités pour les jeunes.

Intéressé.e? N’attendez pas pour postuler !

Nous sommes prêts à accueillir la bonne personne dans notre équipe. Les candidatures seront examinées au fur et à
mesure de leur réception et les entrevues commenceront immédiatement. Le poste pourrait être pourvu dès que la
bonne personne sera identifiée.
Veuillez faire parvenir votre CV ainsi qu’une brève lettre de présentation décrivant votre expérience pertinente et votre
intérêt pour le poste à :

Katie Lowry
Directrice générale
klowry@phelpshelps.ca

Date d’entrée en fonction : immédiate